Consigli di specialisti

Joël de Rosnay

Direttore della Prospettiva e della valutazione, Città delle Scienze e dell'Insdustrie - Parigi

Non esiste nessuna regola valida per tutti ed in ogni caso di figura; solamente dei consigli puntuali, (dei "tips"), ora ingenui, ora pertinenti, spesso ironici, risultante delle osservazioni, delle esperienze o del semplice buonsenso di ricercatori o di gestori.

1 Scegliete le vostre attività

Le attività A hanno sono queste che dovreste intraprendere in primo: sono urgenti ed importanti; i B sono importanti ma non urgenti; i C, urgenti ma non importanti; i D, né urgenti né importanti. Gli studi mostrano che la maggioranza dei responsabile comincia dai D, perché sembrano loro più facile.

2 Non trascurate la programmazione

Se non fate di programmazione (errore di tempo), rischiate di perdere un tempo prezioso che una buona programmazione avrebbe permesso di economizzare in seguito. Non dimenticate che le persone senza scopo sono utilizzate da queste che ne hanno uno.

3 Gestite il vostro tempo come una risorsa rara…

Ora economizzandolo, ora reinvestendolo nel vostro "capitale-tempo" (biblioteca, segreteria, PC, GSM con segreteria telefonica, E-mail...) per generare degli interessi temporali ", ora imparando a spenderlo con parsimonia, a perderlo in apparenza, per miglioramento investirlo nelle azioni a venire. Come tutti, non avete il tempo di intraprendere delle notizie attività. Ma potete scegliere le vostre precedenze e potete gerarchizzare perciò i differenti tempi della vostra vita professionale e personale.

4 Non reagite a caldo alle crise

Rischiate di amplificare i loro effetti e di mobilitare il vostro tempo, la vostra energia e quella di vostri collaboratori per risolvere dei problemi che avete creato.

5Contate le vostre manipolazioni

I documenti di vostri schienali " istanze " non devono essere manipolati più di tre volte. Passi questo termino tre azione si imporsi davanti ad un documento: jettatelo, classificatelo o annetatelo per trasmissione.

6 Non ingombrate il vostro ufficio

Non ingombrate il vostro ufficio di schienali nella speranza di non dimenticarli. Non solo rischiate di smarrire ne il contenuto, ma ogni volta che li vedete, deviano la vostra attenzione dai compiti che dovreste compiere.

7 Davanti ad ogni compito, cominciate "piccolo "

Davanti ad ogni compito, cominciate alle "piccolo" selezionando un progetto che vi assicura una conclusione in un termine ragionevole. Aumentate poi progressivamente la difficoltà. Non si accende un fuoco coi grossi ceppi, ma col piccolo bosco.

8 Rispettate le leggi sociologiche.

Nell'organizzazione del vostro lavoro, non dimenticate le seguenti "leggi." Legge di Parkinson: il lavoro si dilata fino a riempire la durata disponibile per il suo compimento. Legge di Douglass: schienali e documenti si ammucchiano fino a riempire lo spazio disponibile per la loro sistemazione. Legge di Pareto: il 80% del valore vengono del 20% degli articoli ed il 20% del valore del 80% degli articoli, pensate considerando, per esempio, il numero degli schienali nel vostro ufficio o i documenti che augurate conservare. Leggi di Murphy: niente è tanto semplice solamente sembra; ogni cosa prende più di tempo che non si lo crede; ciò che ha la possibilità di guastarsi si guasterà. Meditate la frase di Winston Churchill: "Passi un certo termine, un problema di cui si non si è occupato è a metà un problema risoluto."

9 Non si lasciarsi demoralizzare

Non si lasciarsi demoralizzare per il "effetto Zeigarnik" in virtù del quale si ricorda molto meglio i compiti interrotti o non compiute che queste condotto a bene. Il ricordo dei progetti che non trovate più il tempo di finire vi insegue molto più che quello dei progetti realizzati e voi culpabilise.

10 Fidatesivi degli statistici!

Gli studi statistici mostrano che il 40% di ciò che vi inquieta non si prodursi mai, il 30% si sono prodursi già, il 12% riguardano la vostra salute, il 10% rappresentano delle preoccupazioni diverse e di cui gli effetti si annullano spesso, il 8% sono realmente legittimi solamente e meritino la vostra attenzione.

11Gerarchizzate in tutti i sensi del termine.

Passate sempre le soluzioni delle gerarchia verso l'alto, i problemi verso basso.

12 Diffidatevi degli elenchi indifferenziati.

Evitate gli ordini del giorno di consigli o di comitati redatti sotto forma di elenchi, perché mettono sullo stesso piano dei problemi di livelli differenti e favoriscono l'effetto Parkinson.

13 Non aspettate mai i ritardatari.

Aspettando i ritardatari prima di cominciare una riunione, ricompensate questi e penalizzate le persone puntuali. La prossima volta, quelli che erano all'ora saranno in ritardo, e gli altri lo ritardaranno ancora  di più.

14 Controllate ciò che delegate.

Se delegate delle responsabilità, verificate frequentemente dove ne sono i vostri collaboratori. Il peggio per la vostra credibilità: un'azione "urgente" che i vostri collaboratori avranno sulla vostra domanda compiuta nei termini, e che avrete dimenticato di seguire.

15 Non valorizzate i segni esterni

Non valorizzate i segni esterni del lavoro confondendo attività e risultatii stato febbrile e realizzazioni, efficacia (produrre l'effetto aspettato) ed efficienza (ottenere dei buoni risultati). I vostri collaboratori rischiano di perdere di vista gli obiettivi importanti per sembrare semplicemente occupati.

16 Complimentate o criticate non i vostri collaboratori ma le loro azioni

Complimentate o criticate non i vostri collaboratori ma le loro azioni, sottolineando gli effetti di queste sull'organizzazione.