Советы

Joël de Rosnay

Директор по Прогнозированию и Развитию. Cité des Sciences et de l'Insdustrie – Париж

IНе существует никакого приемлемого правила для всего и для всех случаев жизни, существует только своевременные советы, иногда наивные, иногда существенные, часто ироничные, возникающие в процессе наблюдений или опытных знаний; возникающие в процессе простого, здравого смысла исследований или управления...

1 Сортируйте все виды Вашей деятельности

Деятельность А – это та деятельность, за которую Вы должны приниматься в первую очередь: это срочные и важные виды работы ; категория В – это важные дела, но несрочные ; С – срочные, но не важные ; категория D – это и ни срочные и ни важные. Изучение информации по этому вопросу показывает, что большинство сотрудников начинает работу с категории D, по причине того, что она кажется им наиболее простой.

2 Не пренебрегайте планированием

Если Вы не осуществляете планирование (как следствие - нехватка времени), Вы рискуете в дальнейшем потерять драгоценное время, которое Вы могли бы сохранить при осуществлении планирования. Не забывайте о том, что сотрудники без цели могут быть использованы теми у кого она присутствует.

3 Управляйте Вашим временем как редким ресурсом

Иногда при экономизации, иногда при реинвестировании в Ваш «капитал-время» (библиотеки, секретариат, ПК, GSM с автоответчиком, e-mail…) Вы создаете «временные интересы» с целью тратить меньше (явные потери) для оптимального инвестирования в те проэкты, которые в дальнейшем получат большую отдачу. Как и весь остальной мир  вы не имеете  достаточного времени , что взяться за новые проэкты. Но Вы можете расставить приоритеты по  иерархии затрат времени на Вашу профессиональную и личную жизнь.

4 Не реагируйте "горячо" на кризисы

Вы рискуете лишь усилить  негативные эффекты и мобилизовать Ваше время, Вашу энергию и энергию Ваших сотрудников для решения проблем, которые вы сами создали.

5 Подсчитывайте Ваши действия

Документы Вашего досье «экземпляры» не должны быть манипулированы более трех раз. По истечении этого срока с документом необходимо произвести кокое-либо из трех следующих действий: уничтожить его, классифицировать или подготовить для передачи.

6Не загружайте Ваше рабочее место

Не загружай Ваш рабочий стол папками, боясь что-либо потерять. Не только Вы рискуете не найти нужные папки. Но каждый раз, когда Вы их замечаете, они отвлекают ваше внимание от задач, которые необходимо выполнить.

7 Перед каждой новой задачей начинайте с «малого»

Перед любой задачей начинайте с "малого" и при выборе проекта, выбирайте тот, который Вы способны завершить в разумные сроки. Решайте задачи по мере возрастания трудностией. Не начинайте "разжигать огонь крупными поленьями, а начните с маленьких".

8 Подчиняйтесь социологическим законам.

При организации вашей работы не забывайте следующих «законов». Закон Паркинсона: работа расширяется для заполнения времени, отведенного для ее завершения. Закон Дугласа: папки и документы собираются для заполнения доступного пространства для их хранения. Закон Парэто: 80 % стоимости приходит из 20 % наименований и 20 % стоимости из 80 % наименований (подумайте об этом, учитывая, например, количество папок в вашем офисе или документов, которые Вы желаете сохранить). Законы Мерфи: не так все просто как кажется; каждая вещь занимает намного больше времени, чем вы думали; у каждого у кого есть возможность испортиться, тот испортится. Помедитируйте над фразой Винстона Черчиля:  " Откладывая на определенный срок проблему, которой не занялись - это наполовину решенная проблема».

9 Не оставайтесь деморализованными

Не позволяйте себе быть обескураженным "эффектом Зегарник", в силу которого наши воспоминания намного сильнее о прерванных или незаконченных задачах, чем о тех, которые были успешно завершили. Воспоминания о тех проектах, на которые Вы не находите больше время для завершения, Вас преследует намного больше, чем воспоминания об осуществленных проектах, что внушает Вам чувство вины.

10 Осуществляйте статистистический учет!

Изучение статистики показывает, что 40 % того, что вас беспокоит никогда не производится, 30 % - это уже продукция, 12 % касается Вашего здоровья, 10 % - представляет собой различные проблемы и как следствие, результаты часто аннулируются и только 8 % действительно легитимно и заслуживает вашего внимания.

11 Иерархизируйте во всех смыслах данной категории

Вердикт о решение проблем иерархического низа всегда принимайте на иерархической верхушке.

12 Отнеситесь с недоверием к недифференцированным спискам.

Избегите повесток дня, советов, составленных под видом списков, так как они помещаются на тот же план проблем различных уровней и благоприятствуют эффекту Паркинсона.

13 Никогда не ждите опаздывающих.

Ожидая опаздывающих перед началом совещания, Вы те самым их поощряете и наказываете пунктуальных персон. В следующий раз, пришедшие вовремя опоздают, а опоздавшие придут еще позже.

14 Контролируйте то, что вы делегируете.

Если вы делегируете ответственные должности, чаще проверяйте, где находятся ваши сотрудники. Наиболее худший вариант для вашего доверия: "срочная" работа, которую выполняют ваши сотрудники, по вашему запросу и которую ваш сотрудник должен выполнить и которую Вы можете забыть проконтролировать.

15 Не оценивайте внешние признаки

Не оценивайте внешние признаки рабочего процесса, смешивая деятельность и результаты, суетливость и достижения, производительность (производить ожидаемый результат) и эффективность (получать хорошие результаты). Ваши сотрудники рискуют потерять из виду значитмые цели, чтобы просто казаться занятыми.

16Не хвалите и не критикуете ваших сотрудников, а только их действия

Хвалите или критикуйтесь не сотрудников, а их действия, подчеркивая воздействие их работы в целом на организацию.